Zde najdete vše, co potřebujete vědět o svém pobytu v zahraničí z administrativního hlediska – dokumenty a důležité kroky v různých fázích vaší mobility.
Uvidíte – vycestovat do zahraničí není tak složité, pokud víte, co můžete očekávat!
PŘED MOBILITOU
- Výběr. Pokud toto čtete, znamená to, že jste úspěšně prošli výběrem, gratulujeme!
- Nominace. Jakmile budete vybráni ke studiu v zahraničí, koordinátorvyjíždějících studentů vaší domovské univerzity vás nominuje do vaší budoucí hostitelské (nebo přijímající) instituce. Po jeho dokončení jste přijímající institucí informováni o dalších krocích žádosti. Než obdržíte další pokyny, doporučujeme počkat na e-mail (pokud není uvedeno jinak) a nedokončovat žádnou dokumentaci a aplikace.
- Application and Learning Agreement (LA). LA je nezbytný dokument pro vaši mobilitu. Obsahuje váš studijní plán – kurzy, které budete studovat v zahraničí spolu s kurzy, které vám budou uznány nebo nahrazeny na vaší domovské univerzitě. Ujistěte se, že jste tuto fázi dokončili velmi pečlivě a co nejdříve a v případě potřeby si ponechte čas na opravy.
- Dopis o přijetí. Jakmile bude vaše žádost v přijímající instituci hotová, obdržíte dopis o přijetí. Nezapomeňte to předat svým koordinátorům doma! Tento dokument prokazuje, že jste oficiálně přijati jako výměnný student na hostitelské univerzitě, a uvádí dobu vašeho studia – což je nezbytné pro výpočet vašeho stipendia.
- Finanční smlouva. Finanční smlouva. Finanční dohoda se podepisuje na samém konci přípravné fáze a potvrzuje konečnou částku vašeho stipendia Erasmus+. Ve většině institucí se stipendium vyplácí celé před odjezdem. Na některých univerzitách se vyplácí 80 % z celkové částky před vaší mobilitou a zbývajících 20 % – po mobilitě. Podrobnosti jsou uvedeny ve finanční dohodě, takže si ji před odjezdem do zahraničí pečlivě přečtěte a podepište!
- OLS test. Doporučujeme využít možnosti OLS jazykového testu. Test zjišťuje, zda student má doporučenou úroveň jazyka, ale nemusíte se bát, že by výsledek OLS zabránil vaší účasti na výjezdu. OLS poskytuje možnost si své jazykové dovednosti zlepšit.
BĚHEM MOBILITY
- Potvrzení o příjezdu (volitelné, závisí na instituci) – papírový nebo digitální dokument podepsaný první dny po vašem příjezdu. Zeptejte se své domovské univerzity, zda tento dokument vyžadují!
- Změny LA. Pokud se během vaší mobility něco změní, musíte získat povolení od domovské i hostitelské univerzity k aktualizaci LA. Důvody pro aktualizaci LA mohou být:
- Kurz již není dostupný – Kurz je vyučován v jiném jazyce, než bylo dříve uvedeno
- Nahrazení smazané komponenty;
- Prodloužení období mobility;
Jakmile je povolení uděleno, musíte vyplnit formulář LA „Během mobility“, shromáždit potřebné podpisy a poskytnout jej hostitelské instituci k implementaci aktualizací. Upozorňujeme, že většina univerzit nedává na aktualizaci vašeho studijního plánu více než 5 týdnů!
- Prodloužení mobility (volitelné). Pokud byste chtěli zůstat na hostitelské univerzitě ještě jeden semestr, měli byste nejprve požádat o povolení svou domovskou univerzitu. Mějte prosím na paměti, že doba studia Erasmus+ musí být maximálně 12 měsíců v rámci jednoho studijního cyklu. Rozhodnutí se provádí pro každý případ individuálně, v závislosti na přiděleném rozpočtu, kvótách mobility uvedených v interinstitucionální dohodě s hostitelskou institucí atd. A pokud je povolení uděleno, nezapomeňte kontaktovat hostitelskou instituci pro více informací na jejich požadavky, termíny atd.
PO MOBILITĚ
- Potvrzení/potvrzení o pobytu. Potvrzení o pobytu nebo potvrzení o účasti je jedním z nejdůležitějších dokumentů mobility, protože potvrzuje skutečné období mobility a je nezbytné pro výpočet konečné částky vašeho stipendia Erasmus+. Nezapomeňte před odjezdem navštívit odpovědné osoby v hostitelské instituci a vyžádat si tento dokument!
- Přepis záznamů (ToR). ToR je dokument, který obsahuje všechny známky, které jste během své mobility získali. Tento dokument je obvykle vyžadován mezinárodní kanceláří i akademickým koordinátorem na vaší domovské univerzitě, takže jim jej nezapomeňte přeposlat, jakmile jej obdržíte! Pamatujte – vaše ToR by mělo být v souladu s vaším LA!
- EU survey. Průzkum EU je automaticky odeslán před koncem mobility. Výsledky průzkumu poskytují cenné informace programu Erasmus+ a hodnotí, jak účastníci mobility prožívali svá studia v zahraničí.
- Je velmi důležité dodat všechny dokumenty! Některé univerzity si ponechávají právo nepřevést zbývající část stipendia, dokud nebudou předloženy všechny požadované dokumenty zahraniční kanceláři.
Některé univerzity mohou mít další požadavky nebo úkoly, o které se musí postarat, proto sledujte jejich informace a hlavně – neodkládejte vše na poslední chvíli!
S největší pravděpodobností budete dostávat upomínky z domova i hostitelské instituce, takže se nemusíte bát, že si na to všechno hned nevzpomenete.
Užitečné zdroje:
Aplikace Erasmus+ https://erasmusapp.eu/